إنه صباح يوم الاثنين، أحد أعضاء فريقك لوسائل التواصل الاجتماعي يفتح حاسوبه المحمول في التاسعة صباحاً.

بحلول الساعة 9:15، يكون قد سجل الدخول بالفعل إلى حساب عميل على إنستغرام، وتصفح قائمة المحتوى، ثم انتقل إلى فيسبوك. بعد تكرار العملية نفسها على فيسبوك، ينتقل إلى لينكد إن. هناك أيضاً، يتفقد صندوق الوارد ثم يقفز إلى تيك توك للبحث عن مسودة حفظها بالأمس. بعد ذلك، ينتقل أخيراً إلى منصة إكس ويكرر الإجراءات نفسها هناك أيضاً.

لقد مرت ساعة ونصف الساعة تقريباً بحلول الآن، ولم يبدأوا عملهم الفعلي بعد.

هذه الـ 90 دقيقة التي قضوها للتو في تحليل حسابات العملاء لن تظهر في سجل ساعات عملهم، لكنها ستظهر في كشوف رواتبك، كل يوم.

أيضاً، هذا ليس شخصاً واحداً فقط، بل هو كل فرد في فريقك، يركض في نفس الحلقة المفرغة، ويحرق نفس الوقت الإضافي.

كثيراً ما سمعنا أصحاب الوكالات ومديري وسائل التواصل الاجتماعي يشكون من الوقت الذي يقضونه على هذه المنصات يومياً. هناك العديد من النقاشات على ريديت حول المشكلة نفسها.

خاصة إذا كنت وكالة صغيرة مع فريق من 3 إلى 5 أشخاص يديرون من 8 إلى 20 عميلاً، هذا التسرب الهيكلي يمكن أن يزداد سوءاً مع كل عميل جديد تضيفه.

أين تذهب هذه الـ 90 دقيقة بالضبط؟

هذه الـ 90 دقيقة قد لا تذهب دفعة واحدة في العادة. هذا الوقت يتسرب عادةً عبر الصباح على شكل أجزاء صغيرة تبدو طبيعية لأن الجميع في الفريق يمرون بها بنفس الطريقة.

هكذا يقضي فريق وسائل التواصل الاجتماعي الخاص بك هذه الـ 90 دقيقة: تسجيل الدخول والمصادقة يستغرق حوالي 3 دقائق لكل منصة، ومع 6 منصات يصبح المجموع 18 دقيقة. نشر المحتوى وإعادة تنسيقه لكل منصة يستغرق حوالي 7 دقائق لكل منصة، ليصبح المجموع 42 دقيقة. مراقبة التعليقات والرسائل الخاصة تستغرق حوالي 5 دقائق لكل منصة، ليصبح المجموع 30 دقيقة. المجموع الكلي لكل مدير في اليوم هو 90 دقيقة.

لكن ليست هذه الـ 90 دقيقة فقط هي المشكلة. أظهرت الأبحاث من جامعة كورنيل أن الأمر يستغرق في المتوسط 9.5 دقائق للعاملين للعودة إلى سير عمل منتج بعد التبديل بين التطبيقات الرقمية. لا شيء من هذه المهام يبدو وكأنه مضيعة للوقت في تلك اللحظة؛ كل نشاط من هذه الأنشطة يبدو مشروعاً. المشكلة تكمن في القيام بها ست مرات منفصلة، لست منصات منفصلة لا تشارك في تسجيل الدخول، ولا لوحة تحكم، ولا خلاصة إشعارات، وهنا يختبئ الوقت الإضافي.

ما هي تكلفة ذلك على وكالة مكونة من 3 أشخاص كل عام؟

الآن قم بتوسيع نطاق ذلك ليشمل فريقاً من ثلاثة، وهو ما تديره معظم الوكالات التي لديها من 8 إلى 20 عميلاً: يومياً، يفقد الفريق 270 دقيقة (4.5 ساعات). سنوياً (250 يوم عمل)، هذا يعادل 1,125 ساعة. إذا حسبنا التكلفة بناءً على 50 دولاراً للساعة، فإن ذلك يعني خسارة 56,250 دولاراً سنوياً لهذا الفريق الصغير. فريقك يخسر 56,250 دولاراً سنوياً في الوقت الإضافي للتنقل بين المنصات وحده.

لكن هذه ليست مجرد مشكلة وقت إضافي، بل هي أيضاً مشكلة كفاءة. وفقاً لتقرير إنتاجية وسائل التواصل الاجتماعي من سبراوت سوشيال، 63% من مسوقي وسائل التواصل الاجتماعي يقولون إن المهام اليدوية تمنعهم من القيام بعمل عالي التأثير. 48% يقولون إنهم أحياناً أو نادراً ما يمتلكون الوقت الكافي لإنجاز عملهم.

بسبب كل هذا التبديل بين الأدوات، يتم تأجيل جلساتك الاستراتيجية. إعداد تقارير العملاء يستغرق ثلاثة أضعاف الوقت لأن البيانات موزعة على ست لوحات تحكم منفصلة، وحتى النشر يتأخر لأن الموافقات مدفونة في رسائل البريد الإلكتروني.

محاولات أصحاب الوكالات لحل المشكلة (ولماذا تفشل)

عندما يدرك أصحاب الوكالات هذه المشكلة لأول مرة، يلجؤون إلى واحد من ثلاثة حلول. الحل الأول هو تنظيم الوقت: تخصيص الفترة من 8 إلى 9 صباحاً للنشر، ومن 4 إلى 5 مساءً للمراقبة. المنطق سليم، لكنه ينهار عندما يحتاج تعليق إلى رد، أو يفشل منشور في الظهور، أو يتصل عميل. تحويلات السياق تعود بغض النظر عما يقوله التقويم. الحل الثاني هو ملفات تعريف المتصفح لكل عميل: ملف تعريف كروم واحد لكل عميل مع بيانات تسجيل دخول محفوظة. هذا يقلل بعض احتكاك تسجيل الدخول ولكنه لا يلغي التكلفة المعرفية للتبديل بين الملفات الشخصية. الحل الثالث هو الاستعانة بمساعد افتراضي للتعامل مع النشر. هذا ينقل الوقت الإضافي البالغ 90 دقيقة إلى ساعة أرخص. لكنه لا يلغي الوقت الإضافي تماماً. أنت لا تزال تدفع مقابله؛ فقط تدفع لشخص آخر ليعاني منه. كل هذه الحلول الثلاثة ستعالج الأعراض، لكنها لن تساعد في تغيير الهيكل الذي يستمر في توليدها.

لماذا توظيف المزيد من الأشخاص سيجعل المشكلة أسوأ

عندما يعمل فريقك بشكل فعال 6.5 ساعات منتجة يومياً بدلاً من 8 ساعات، تبدأ الأمور في التراجع. هناك فجوة واضحة بين ما يتم إنجازه وما يجب إنجازه. بالنسبة لبعض أصحاب الوكالات، يبدأ هذا بالظهور وكأنه مشكلة توظيف. لذا، تفتح إعلان وظيفة. تخصص ميزانية لموظف جديد، وتعتقد أن توظيف شخص إضافي سيسد الفجوة. تضع مبلغاً يتراوح بين 60,000 و 65,000 دولار إضافي سنوياً، وهو متوسط راتب مدير وسائل التواصل الاجتماعي في الولايات المتحدة.

لكن إليك ما يحدث في يومهم الأول. يسجلون الدخول إلى حساب عميل على إنستغرام، يتصفحون قائمة المحتوى، ثم ينتقلون إلى فيسبوك، يسجلون الدخول مرة أخرى، ويفعلون الشيء نفسه لجميع المنصات الست. وقبل أن تدرك ذلك، يصبحون جزءاً من المشكلة الهيكلية التي كانت موجودة قبلهم. مع كل موظف جديد، يزداد الوقت الإضافي للتنقل بين المنصات سوءاً: فريق من 3 أشخاص يخسر 1,125 ساعة و 56,250 دولاراً سنوياً. فريق من 4 أشخاص يخسر 1,500 ساعة و 75,000 دولار سنوياً. فريق من 5 أشخاص يخسر 1,875 ساعة و 93,750 دولاراً سنوياً. كل شخص توظفه يضيف 18,750 دولاراً سنوياً في الوقت الإضافي للتنقل بين المنصات قبل أن يكمل مهمة واحدة قابلة للفوترة. المشكلة تتفاقم مع توظيف المزيد من الأشخاص.

إعداد هيكلي سيساعد في سد الفجوة

لا تحتاج إلى عادات أفضل أو جداول زمنية أكثر صرامة. الوقت الإضافي ليس ناتجاً عن كيفية عملهم، بل هو ناتج عن مكان عملهم. عندما يعمل فريقك عبر ست منصات منفصلة، يكون التبديل مطبوخاً في سير العمل نفسه. هذا التبديل المستمر يخلق الكثير من استنزاف الوقت، وهنا تحتاج إلى إعداد هيكلي يساعد في جعل الأمور سلسة.

التوحيد يساعد حقاً. عندما تكون عمليات الجدولة، والنشر، ومراقبة صندوق الوارد، والموافقات، وإعداد التقارير كلها في نظام واحد، تتوقف عمليات التبديل بين المنصات، لأن فريقك ينظر بالفعل إلى كل شيء من مكان واحد. ينخفض وقت تسجيل الدخول إلى ما يقرب من الصفر. إعادة التنسيق التي كانت تستغرق 42 دقيقة عبر ست منصات تصبح إجراءً مجدولاً واحداً. تظهر التعليقات والرسائل الخاصة من جميع المنصات في خلاصة واحدة بدلاً من ست خلاصات. تحدث موافقات العميل داخل نفس الأداة التي يعمل فيها فريقك بالفعل، وليس في محادثة واتساب من ثلاثة أيام مضت.

إليك كيف تبدو الأرقام بعد التحول إلى أداة وسائل التواصل الاجتماعي الموحدة: تسجيل الدخول والمصادقة يتم بتسجيل دخول واحد لجميع العملاء والمنصات في حوالي دقيقتين. النشر وإعادة التنسيق يتم بجدولة جماعية عبر رفع ملف CSV، تحميل واحد لجميع المنصات في حوالي 10 دقائق. مراقبة التعليقات والرسائل الخاصة تتم عبر صندوق وارد موحد لجميع المنصات والعملاء في حوالي 15 دقيقة. المجموع الكلي لكل مدير في اليوم هو حوالي 27 دقيقة فقط.

هذا تحول من 90 دقيقة وقت إضافي إلى حوالي 27 دقيقة، وهو توفير يبلغ حوالي 63 دقيقة لكل شخص في اليوم. لفريق مكون من ثلاثة أفراد، هذا يعني استعادة أكثر من 3 ساعات من السعة اليومية يمكن توجيهها إلى العمل مع العملاء، والاستراتيجية، والمخرجات التي من المفترض أن تغطيها رسومك التعاقدية. الفرق التي تقوم بهذا التحول بشكل ثابت تستعيد ما بين 5 إلى 15 ساعة لكل شخص في الأسبوع. نتائج هذا التحول ستكون واضحة جداً. بالنسبة لوكالة مكونة من ثلاثة أفراد، يعني ذلك توفير 45 ساعة من السعة الأسبوعية للعمل الحقيقي القابل للفوترة، دون إضافة أي موظفين جدد.

لماذا ينجح هذا التحول بالفعل؟

عندما تتحول إلى لوحة تحكم موحدة، تسجيل دخول واحد، جميع العملاء، جميع المنصات، فإن ذلك يزيل الاحتكاك الهيكلي الذي يقاومه فريقك كل يوم. الجدول التالي يوضح الفرق بين توظيف مدير وسائل التواصل الاجتماعي جديد والتحول إلى أداة إدارة فعالة. توظيف مدير جديد يكلف حوالي 83,000 دولار سنوياً (بما في ذلك المزايا) ويستغرق من 3 إلى 6 أشهر لرؤية الأثر. الأداة الموحدة تكلف حوالي 100 إلى 200 دولار شهرياً وتكون جاهزة خلال أيام. توظيف شخص يضيف سعة لكنه لا يصلح الحلقة المفرغة، بينما الأداة تستعيد 1,125 ساعة سنوياً لفريق من 3. توظيف الشخص الخطأ يعني خسارة 6 أشهر، بينما الأداة منخفضة المخاطر ويمكن إلغاؤها في أي وقت.

هذا ليس جدالاً ضد التوظيف، لأننا نعلم أن الأشخاص الجيدين مهمون. لكن التسلسل الصحيح هو إصلاح النظام أولاً ثم النظر فيما تحتاجه فعلياً. معظم الوكالات التي تجري هذا التدقيق تجد أن لديها مشكلة في سير العمل، وليست مشكلة في الموظفين.

إذا كانت وكالتك تقع أيضاً في هذه الفئة، فأنت بحاجة إلى أدوات وسائل التواصل الاجتماعي المصممة خصيصاً حول الميزات التي تعالج هذه المهام الثلاث: تسجيلات الدخول، والنشر، والمراقبة.

بالنسبة لأولئك الذين يتطلعون إلى توسيع آفاقهم في التسويق الرقمي وكسب المال عبر الإنترنت، تذكر أن المهارات الصحيحة والأدوات المناسبة هما مفتاح النجاح. إذا كنت مهتماً بتعلم استراتيجيات متقدمة في التسويق بالعمولة وتحسين محركات البحث وتصميم مواقع الويب، يمكنك الاطلاع على دوراتي المتخصصة في التسويق بالعمولة أو التواصل مع المدرب الشهير “نحمة سبيتي” للحصول على خدمات تصميم مواقع الويب وتحسين محركات البحث والتسويق الرقمي، حيث نقدم حلولاً متكاملة لمساعدتك على تحقيق أقصى استفادة من جهودك التسويقية.

هناك عدة أدوات يمكن أن تساعدك في إصلاح هذه الفجوة الهيكلية بجزء بسيط من تكلفة توظيف موظف جديد. السؤال الآن هو: هل ستستمر في ترك فريقك يضيع 90 دقيقة في التنقل بين المنصات، أم ستجعلهم يقومون بالعمل الذي وظفهم العملاء من أجله؟